Nómina vs Recibo de Salarios
Equipo Calculadora de Nómina
Contenido informativo basado en normativa española y fuentes oficiales.
Aunque en el lenguaje cotidiano se usan como sinónimos, “nómina” y “recibo de salarios” son conceptos distintos. Conocer la diferencia te ayuda a usar el término adecuado y a comprender mejor tu documentación laboral.
Nómina
Documento o relación interna de la empresa que recoge todos los salarios a pagar en un período (generalmente mensual).
Concepto global (uso interno)
Recibo de salarios
Documento individual que recibe cada persona trabajadora con el desglose detallado de su retribución.
Documento personal (de entrega obligatoria)
¿Qué es realmente una nómina?
La nómina, a efectos internos de la empresa, es el conjunto o listado de importes salariales a abonar a toda la plantilla en un período. Es útil para control financiero, liquidez, obligaciones fiscales, contabilidad y auditoría.
TRABAJADOR 1: García López, Juan - 2.450,00 €
TRABAJADOR 2: Martínez Sanz, Ana - 1.890,00 €
TRABAJADOR 3: Rodríguez Vila, Pedro - 3.100,00 €
TRABAJADOR 4: López Fernández, María - 2.200,00 €
TOTAL NÓMINA: 9.640,00 €
¿Qué es el recibo de salarios?
El recibo de salarios (también llamado hoja de salarios o, coloquialmente, “nómina”) es el documento individual con el detalle de devengos y deducciones. La empresa tiene la obligación de entregarlo mensualmente a cada trabajador/a.
EMPRESA: XYZ S.L.
TRABAJADOR: García López, Juan
DNI: 12345678-A
PERÍODO: Octubre 2025
Salario base.................. 1.800,00 €
Plus antigüedad............... 250,00 €
Plus transporte............... 100,00 €
TOTAL DEVENGADO............... 2.150,00 €
Seg. Social 6,35%............. -136,53 €
IRPF 15%...................... -322,50 €
TOTAL DEDUCCIONES............. -459,03 €
LÍQUIDO A PERCIBIR............ 1.690,97 €
Resumen clave
Nómina: Relación global de la empresa
Recibo de salarios: Documento individual obligatorio
¿Por qué se confunden los términos?
Por uso coloquial, economía del lenguaje y porque el recibo forma parte de la nómina global. En el día a día, decir “mi nómina” se entiende sin problema.
En la práctica
Usa “nómina” en contextos informales. En comunicaciones formales o legales, “recibo de salarios” es más preciso.
Diferencias legales importantes
| Aspecto | Nómina | Recibo de Salarios |
|---|---|---|
| Destinatario | Uso interno empresa | La persona trabajadora |
| Obligación de entrega | No se entrega a la plantilla | Entrega mensual obligatoria |
| Contenido | Resumen de toda la plantilla | Desglose individual completo |
| Efectos probatorios | Documento contable interno | Prueba del pago y condiciones |
| Firma | No requiere firma del trabajador | Firma/acuse de recibo (o firma digital) |
El recibo de salarios: documento obligatorio
Debe incluir, entre otros, datos de empresa y trabajador/a, período de liquidación, devengos, deducciones y líquido a percibir.
Elementos obligatorios del recibo
Atención
Si no te lo entregan mensualmente, puedes solicitarlo por escrito y, en caso de negativa, acudir a la Inspección de Trabajo.
Formatos de recibo de salarios y validez
Recibo en papel
Formato tradicional. Conviene archivarlo por meses y años.
Recibo digital o portal del empleado
El PDF o descarga desde portal del empleado tiene la misma validez legal si es legible, completo y verificable. Facilita acceso, búsqueda y conservación.
Ventaja del formato digital
Más fácil de organizar, no se deteriora y permite copias de seguridad. Igual validez que el papel.
¿Para qué sirve tu recibo de salarios?
1. Justificante de ingresos
- Préstamos o hipotecas
- Alquiler de vivienda
- Tarjetas de crédito
- Becas o ayudas
2. Declaración de la renta
Contrasta datos con tu borrador de la AEAT.
3. Reclamaciones laborales
Es prueba fundamental ante discrepancias o impagos.
4. Prestaciones
Paro, bajas médicas, pensiones, entre otras.
¿Cuánto tiempo debes guardar los recibos?
| Finalidad | Tiempo recomendado |
|---|---|
| Reclamaciones laborales | ≥ 4 años (prescripción) |
| Comprobaciones AEAT | ≥ 5 años |
| Pensiones / vida laboral | Conservar de forma indefinida |
| Recomendación general | Mínimo 5 años; idealmente siempre |
Consejo práctico
Digitaliza y guarda copias en la nube y en un disco externo. Evitarás pérdidas y facilitarás trámites futuros.
Errores comunes en los recibos
1. Días trabajados incorrectos
Especial atención si hubo bajas, incorporaciones o salidas a mitad de mes.
2. Base de cotización errónea
Verifica grupo de cotización y bases según categoría profesional.
3. Retención de IRPF inadecuada
Actualiza tu Modelo 145 si cambia tu situación personal.
4. Complementos no incluidos
Antigüedad, nocturnidad, idiomas u otros pluses.
5. Pagas extra
Si están prorrateadas, deben figurar cada mes. Si no, comprueba pagos en fecha.
¿Qué hacer si hay un error?
Comunícalo de inmediato a RR. HH. por escrito. Deben emitir un recibo rectificativo y regularizar importes.
La firma del recibo
¿Es obligatorio firmarlo?
No. La firma es un acuse de recibo, no tu conformidad con el contenido.
¿Qué implica?
- Sin firma: No implica conformidad ni renuncia
- Con reservas: “Recibí, no conforme” si detectas errores
- Firma normal: Acredita recepción, no renuncia a reclamar
Tranquilidad
Firmar no te impide reclamar después. Conserva siempre el documento.
Diferencias con el finiquito
Recibo de Salarios
- Documento periódico (mensual)
- Durante la relación laboral
- Detalle del salario del período
- No extingue el contrato
Finiquito
- Documento final y único
- Cuando termina la relación laboral
- Liquida cantidades pendientes
- Extingue el vínculo laboral
Términos relacionados que debes conocer
Hoja de salarios
Sinónimo de recibo de salarios.
Rol de pagos / Talón de pago
Más usado en LATAM; en España se emplea “recibo de salarios”.
Liquidación de haberes
Denominación formal para el mismo documento.
En resumen
Todos estos términos se refieren al documento mensual (papel o PDF) que detalla tu salario.
Cómo organizar tus recibos de salarios
Sistema físico (papel)
- Archivador específico por años
- Orden mensual
- Lugar seco y seguro
- Escanéalos como copia
Sistema digital
- Carpeta “Nominas” con subcarpetas por año
- Nomenclatura consistente: “2025-10-Recibo.pdf”
- Backup en nube y disco externo
Recomendación
El sistema digital es más seguro, accesible y fácil de mantener. Escanea cualquier recibo en papel.
Cuando trabajas en varias empresas
Importante
Recibirás un recibo por cada empresa. Cada una calcula sus retenciones por separado; puede que debas ajustar en la declaración de la renta.
- Informa a ambas empresas (Modelo 145) para ajustar IRPF
- Guarda los recibos por empresa y mes
- Reserva colchón por si sale a ingresar
Preguntas frecuentes
¿Puedo rechazar el recibo si hay errores?
Sí. Puedes rechazarlo o firmar “recibí, no conforme” y pedir rectificación.
¿Qué pasa si pierdo un recibo?
Solicita duplicado a la empresa. Si ya no trabajas allí, aún puedes pedirlo. La Seguridad Social ofrece informes de bases de cotización.
¿Los autónomos tienen recibo de salarios?
No. En su lugar emiten facturas y presentan sus declaraciones fiscales.
¿El recibo debe estar sellado?
No es obligatorio. Es suficiente con que sea completo, legible y verificable (firma/sello o firma digital).
¿Puedo pedir recibos de hace 10 años?
Puedes solicitarlos. La empresa debe conservarlos al menos 4 años, pero es frecuente que mantengan históricos más amplios.
Fuentes y referencias
- Seguridad Social
- Boletín Oficial del Estado (BOE)
- Ministerio de Trabajo y Economía Social
- Agencia Tributaria
Información orientativa para 2025. Consulta tu convenio y casos particulares con la empresa o asesoría.